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Präambel
Der SV
Gehlert e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, der Organisation des
Sportbetriebs). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen,
Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt
sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen
als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von
ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im
Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten
offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene
Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname,
Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf.
Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und
Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und
Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren
Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten
der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine
Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen
(z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen
teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein
zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen
Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen,
Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb
öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich
auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder
des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten
für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für
die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand
nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine
Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit
die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter
Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die
Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist
für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und
Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von
Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie
es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit
zu beachten.
2. Personenbezogene
Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person
vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer
von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche
Herausgabe.
3. Macht ein
Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die
Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie
der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck
oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung
abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet
und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation
per E-Mail
1. Beim Versand von
E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“
zu versenden.
2. Datenverwendung bei der
Anmeldung und Versand des Newsletters des SV Gehlert e.V. (nachfolgend
SVG-Newsletter)
a. Die erforderlichen oder gesondert mitgeteilten Daten verwenden wir
ausschließlich, um regelmäßig den SVG-Newsletter oder bei wichtigen
Anlässen den SVG-Rundbrief entsprechend der Einwilligung zu versenden.
Ohne ausdrückliche Zustimmung werden diese auch nicht an Dritte
weitergegeben.
b.
Die Abmeldung vom SVG-Newsletter ist jederzeit möglich und kann entweder
durch eine Nachricht an newsletter_abmeldung(at)sv-gehlert.de oder
über einen dafür vorgesehenen Link in der Fußzeile des SVG-Newsletters erfolgen.
Die Angabe der für den SVG-Newsletter verwendeten E-Mail-Adresse ist
dabei erforderlich.
c)
Bei Abmeldung vom SVG-Newsletter wird die E-Mail-Adresse umgehend im Verteiler gelöscht und
eine Bestätigung der vollzogene Löschung versendet.
§ 7 Verpflichtung
auf die Vertraulichkeit
Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen
Daten zu verpflichten.
§ 8
Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der
Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein
einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung
obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen,
dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.
Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist
aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion
im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26
BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines
Dienstvertrages zu beauftragen.
Vom Vorstand wurde Hans-Werner Rörig, Hachenburger Str. 5, 57627
Gehlert als Datenschutzbeauftragter benannt.
§ 9 Einrichtung und
Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der SV Gehlert e.V.
unterhält eine offizielle Homepage für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter
Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit und dem vom Vorstand bestellten
Webmaster vorgenommen werden.
2. Die Nutzung unserer Webseite ist ohne Angabe personenbezogener
Daten möglich.
3. Der
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der
Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
verantwortlich.
4. Abteilungen, Gruppen, Mannschaften sowie Einzelpersonen bedürfen
für die Einrichtung eigener Internetauftritte, die in einem
offiziellen Zusammenhang zum SV Gehlert e.V. stehen, die ausdrückliche
Genehmigung des Vereinsvorstandes. Offiziellen Mitteilungen des SV
Gehlert e.V. und solche, die einen offiziellen Eindruck erwecken,
dürfen grundsätzlich nicht in sozialen Medien (Twitter,
Facebook, Instagram usw.) sowie über unautorisierte Websites verbreitet werden.
Der SV Gehlert e.V. behält sich vor, bei Verstößen Rechtsmittel
einzulegen.
§ 10 Verstöße gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen
ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige
Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen
allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können vom Vorstand sanktioniert werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese
Datenschutzordnung wurde durch den Geschäftsführenden Vorstand
verabschiedet und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage
des Vereins in Kraft.
Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Nach
Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen
Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten
Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt
dieses Merkblatt nach.
1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie
gegebenenfalls seiner Vertreter:
SV
Gehlert e.V., Hachenburger Str. 5, 57627 Gehlert, gesetzlich vertreten
durch den Vorstand nach § 26 BGB, Herr Hans-Werner Rörig und Peter
Klein; (Adr. s.o.)
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der
Datenschutzbeauftragten:
Hans-Werner Rörig (Adr. s.o.)
3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die
personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des
Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z. B. Einladung zu
Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).
Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-,
Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese
weitergeleitet.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit
sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber
auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in
Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und
an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die
Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund
der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6
Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in
erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die
Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur
Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung
aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m.
Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in
lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur
Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1
lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der
Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die
Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene
Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen
der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins
veröffentlicht.
5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der
personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und
Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb
einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger
Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband
weitergegeben.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des
Beitragseinzugs an folgende Banken
weitergeleitet:
WW-Bank, Sparkasse WW-Sieg, NASPA, alle mit Sitz in Hachenburg.
6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert
werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die
Festlegung der Dauer:
Die
personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft
gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und
dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und
der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im
Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien
Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere
sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person
mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des
Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen
Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der
Mannschaften zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z. B. Bankdaten, Anschrift,
Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln
jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
-
das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77
DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu
können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis
zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die
personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der
Mitgliedschaft erhoben.
Stand: 12. November 2018
Alle Angaben zu den o.a. Bestimmungen der DSGVO mit freundlicher
Genehmigung des Landessportbundes Nordrhein-Westfalen.
Quelle: VIBSS Infopapier des Landessportbund Nordrhein-Westfalen |
